Når du skal afholde en konference, er der er en elementer, som skal til for at konferencen bliver en succes. For når du holder en konference skal du huske det mest vigtige det er du optager andre menneskers tid og den tid skal du have respekt for. For der er ikke noget mere respektløst end at spilde andres tid. Ved at følge denne guide kan du få en kort opskrift på hvordan du får lavet en konference, som rækker langt ud over alles forventninger.

Vælg det rigtige konferencecenter

Valget af konferencecenter er her du skal lægge flest kræfter og energi. For din konference kan ikke blive bedre end dets hjerte og det er centret hvor det afholdes. Nedenfor kan du se hvilke overvejelser der bør indgå i beslutningen.

• Det logistiske

Kommer dine besøgende fra Århus eller Randers , så fungerer det ikke hvis konferencen bliver afholdt på Bornholm. Kig på kortet over Danmark og samtidig vær opmærksom på hvor folk kommer fra når du beslutter dig for hvor konferencen skal ligge.

 

• Tidsperspektivet
  Kommer folk langvejsfra er det ikke fair overfor dem at starte klokken 8 for at de så skal stå op klokken 4 for at køre klokken 5 for at nå det til tiden. Vil man starte tidligt skal man enten lægge det tæt på de folk som skal deltage og/eller ligesom det er tilfældet med dk tilbyde overnatning i forbindelse med konferencen.

 

• Konferencelokaler
  Alt afhængig af hvilken type konference du afholder har du brug for et eller flere lokaler. De fleste konferencer i dag bliver afholdt i et stort lokale med flere mindre tilknyttede lokaler, hvor man kan melde sig til forskellige delseminarer. Denne form for seminar er som oftest en stor succes idet man kan formidle et budskab videre i plenum og efterfølgende kan folk melde sig til det de syntes er spændende efterfølgende.

 

• Overnatningsmuligheder
  Skal folk komme langvejsfra er det en god idé at holde konferencen i forbindelse med et hotel således at dem som kommer langvejsfra har mulighed for at overnatte, så de ikke skal køre ubarmhjertigt tidligt den dag konferencen står på og/eller skal køre flere hundrede kilometer efter en lang hård dag.

 

• Maden
  Maden er et af de vigtigste aspekter af konferencen for det er her det træder meget kraftigt igennem hvor meget man lægger i det i forhold til deltagerne. Det gav ikke positiv omtale da Viborg Kommune gav deres SOSU’er dagsgamle sandwich til en tvungen konference. Derfor ofre de penge der skal til for at dine deltagere bliver mætte og maden samtidig ser spændende og indbydende ud.

 

• Deltagerne
  Sørg for at deltagerne passer til konferencen. Det er vigtigt at dem som du inviterer til konferencen får et reelt udbytte ud af dem. For hvis du inviterer de forkerte vil de føle at deres tid bliver spildt og ydermere vil det skabe en kedelig stemning iblandt deltagerne.

 

• Datoen
  Et andet vigtigt aspekt er at sende datoen ud i god tid således at alle dem som gerne vil deltage har mulighed for det, og ydermere så du kan booke de talere du gerne vil have til at deltage

 

• Gæsteoplæg
  Vælger du at have gæsteoplægsholdere så sørg for at de relevante og at de er i konferencens ånd samtidig med de bidrager til at deltagerne får noget med hjem fra dagen.

 

Vælger du at følge disse punkter så er du god mulighed for at din konference bliver en succes. Dog er der en ulempe ved at ens konference bliver en succes og det er at folk typisk forventer der bliver afholdt en året efter og så starter planlægningen forfra.